دفاتر قانوني، ثبت شركت،ماليات مستقيم

كليات:

ماده ۱) مقررات اين آئين نامه شامل مؤدياني است كه در موعد مقرر در قانون ماليات­ هاي مستقيم مصوب ۱۳۶۶/۱۲/۳ مجلس شوراي اسلامي، ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود و زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند.

تبصره ۱ – درصورتي كه موديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ فاقد اعتبار بوده و به نفع آنها قابل استناد نخواهد بود.

تبصره ۲ – موديان در انتخاب يكي از روش­ هاي متداول حسابداري آزاد هستند ولي بايد در سال­ هاي بعد نيز همان روش را اعمال نمايند و در صورتي كه به جهات مشخصي تغيير روش داده باشند مكلفند اثرات حاصل از تغيير روش بر حساب سود و زيان را ضمن اظهارنامه و ساير صورت­ هاي مالي تسليمي به حوزه­ ي مالياتي ذيربط مشخص نمايند.

مطلب پيشنهادي: چه كساني به اطلاعات حسابداري نياز دارند؟

مشخصات دفاتر قانوني

ماده ۲) دفاتر قانوني مشمول اين آئين نامه عبارت است از كليه دفاتر روزنامه و كل اعم از مشترك يا جدا از يكديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرينه ) كه قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري درآنها، دفاتر روزنامه و كل مطابق مقررات مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت مصوب سال ۱۳۱۱ از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء، پلمپ و ثبت گرديده و به فارسي و با خودنويس يا خودكار تحرير شده باشد.

تبصره ۱- اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمب دفاتر در مراجع مذكور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود.

تبصره ۲- از پلمب خارج شدن يكي از دفاتر روزنامه يا كل موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آنكه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالياتي، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذكور شود يا پس از بستن ذيل آخرين ثبت دفتر قبلي ادامه فعاليت در دفتر پلمب شده ديگر شده ديگر ثبت گردد.

تبصره ۳- ادارات امور اقتصادي و دارائي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همجنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت، پلمپ و امضاء شده از ناحيه خود را به حوزه­ هاي مالياتي مربوط ارسال نمايند.

ماده ۳) مؤديان مشمول اين آئين نامه مكلفند براي هر سال مالي، فقط از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده ظرف يك سال قبل استفاده نمايند، مگر اينكه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد كه در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد را امضا، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده ۱۶ اين آئين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت كنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر ماخوذه براي استفاده در هر سال مالي، در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است.

ماده ۴) دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي يا حقيقي كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند.

تبصره – نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت كليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر طبقه يا طبقاتي از آن ها امكان­پذير است. از قبيل دفتر روزنامه صندوق، دفتر روزنامه بانك و دفاتر روزنامه غيرنقدي مانند خريد و فروش، نسيه و اقساطي و يا دفتر روزنامه دو يا چند مورد از حساب ها.

ماده ۵) دفتر كل دفتري است كه عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا كدگذاري حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي كه تنظيم حساب سود و زيان و ترازنامه از آن امكان پذير باشد.

ماده ۶) دفتر مشترك روزنامه و كل دفتري است كه براي حساب­ هاي متفاوت مورد نياز موسسه بر طبق اصول متداول دفترداري داراي ستون­ هاي سرفصل حساب باشد بطوريكه با ثبت و نگهداري دفتر مذكور بتوان نتايج تمام عمليات را از آن استخراج و حساب سود و زيان و ترازنامه تهيه كرد.

ماده ۷) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است كه لااقل داراي ستون هائي براي درج تاريخ، شرح موضوع، درآمد، هزينه و دارائي هاي قابل استهلاك باشد و اقلام مذكور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به گونه اي كه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي و در نتيجه تنظيم حساب سود زيان از آن امكان پذير باشد افزايش سايز سينه .

مطلب پيشنهادي: ۷ دليل براي ثبت شركت حقوقي

ساير دفاتر، اسناد حسابداري و مدارك حساب

ماده ۸) دفتر معين دفتري است كه براي تفكيك و مجزا ساختن هر يك از حساب هاي دفتر كل برحسب مقتضيات و شرايط حساب ممكن است نگهداري شود. كارت هاي حساب اعم از آنكه بوسيله دست يا ماشين تهيه شده باشد در حكم دفاتر معين است.

ماده ۹) سند حسابداري فرمي است كه در آن يك يا چند مورد از معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي به حساب هائي كه حسب مورد بدهكار يا بستانكار گرديده تجزيه مي شود و پس از امضاء مراجع ذيصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر مي باشد.

ماده ۱۰) برگه يا مدارك حساب يا سند حسابداري عبارت از مستنداتي است كه بيانگر وقوع يك يا چند فعاليت يا رويداد مالي، پولي و يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد.

مطلب پيشنهادي: همه چيز درباره ثبت شركت سهامي خاص

نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني

ماده ۱۱) مودياني كه دفتر روزنامه و كل نگهداري مي نمايند بايد كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و موديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت كنند ولو آنكه براي نگهداري حساب ها  از ماشين هاي الكترونيكي و كارت هاي حساب استفاده شود.

تبصره – در خصوص اشخاص حقوقي و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده ۹۵ قانون مالياتهاي مستقيم، اشتباهات حسابداري در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.

ماده ۱۲) موديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يك شماره رديف در دفتر ثبت نمايند. مشروط بر اينكه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متكي به اسناد و مدارك باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند. اقلام درآمد و هزينه و خريد وفروش دارائي هاي قابل استهلاك كه در حدود متعارف متكي به اسناد و مدارك است، مي بايست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد ومدارك مربوط به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي كه براي رسيدگي ماموران تشخيص ماليات قابل استفاده باشد نگهداري گردد.

ماده ۱۳) در مواردي كه دفاتر روزنامه و كل نگهداري مي شود، كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزينه هاي و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك بايد در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.

تبصره ۱- تاريخ مذكور در مدارك يا فاكتور فروش يا خريد و غيره ملاك قطعي تاخير تحرير شناخته نمي شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز كار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بين تاريخ فاكتور يا مدارك و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تاخير ثبت تلقي نخواهد شد.

تبصره ۲- تاخير در تحرير عمليات در صورتي كه به منظور سوء استفاده نباشد تا ۱۵ روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيات ۳ نفري موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون ماليات هاي مستقيم مصوب ۱۳۶۶/۱۲/۳ و اصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.

تبصره ۳- در مواردي كه دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني و يا به عللي خارج از اختيار مودي از دسترس مودي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداكثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت كند، تاخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد.

تبصره ۴- تاخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد التاسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود.

ماده ۱۴) كليه عمليات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل نقل شود.

ماده ۱۵) اشخاص ملزم به نگهداري دفاتر روزنامه و كل كه داراي شعبه هستند مكلفند با توجه به روش هاي حسابداري خلاشه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتي كه داراي دفاتر پلمب شده باشند، حداكثر تا ۴ ماه پس از سال مالياتي و در غير اينصورت كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي شعبه يا شعب خود را ظرف مهلت سي روز از تاريخ وقوع در دفتر روزنامه مركز ثبت كنند.

ماده ۱۶) امضاء و پلمب دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينكه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تاخير در امضاء پلمب مجاز مقرر در تبصره هاي ۳ و ۴ ماده ۱۳ اين آئين نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ اين آئين نامه در مورد دفتر كل، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .

ماده ۱۷) مودياني كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند، موظفند خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي طي هر ماه را تحت سر فصل هاي دفتر كل حداكثر تا پايان ماه بعد در دفاتر روزنامه يا مشاغل حسب مورد ثبت نمايند علاوه بر اين به منظور تسهيل رسيدگي بايد دستورالعمل هاي نحوه كار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار ماموران رسيدگي قرار دهند. ضمنا موديان مذكور مكلفند هر سه ماه يكبار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي را حداكثر ۱۰ روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوطه تسليم نمايند.

مطلب پيشنهادي: چگونه يك نام براي شركت يا موسسه خود انتخاب كنيم؟

چگونگي تنظيم صورت هاي مالي نهايي

ماده ۱۸) اشخاص حقوقي و مشمولين بند (الف) ماده ۹۶ قانون ماليات هاي مستقيم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ مكلفند صورت هاي مالي نهايي خود را با رعايت استاندارد حسابداري شماره يك كه از طرف مراجع ذيربط اعلام گرديده و از تاريخ ۱۳۸۰/۱/۱ لازم الاجرا مي باشد، تهيه و تنظيم نمايند.

تبصره – اشخاص ياد شده مكلفند صورت هاي مالي نهايي خود را براساس آخرين استاندارد حسابداري كه از طرف مراجع ذيربط اعلام مي شود، تهيه و تنظيم نمايند.

ماده ۱۹) مشمولين بند (ب) ماده ۹۶ قانون ماليات هاي مستقيم مصوب ۱۳۸۰/۱۱/۲۷ مكلفند حساب درآمد و هزينه سال مالي خود كه حداقل نشان دهنده فروش كالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خريد كالا، هزينه استهلاك دارائي ها و جمع ساير هزينه ها در ستون هزينه باشد را با درج نتيجه عمليات (سود يا زيان) تهيه و تنظيم نمايند.

تبصره – موديان ياد شده مي توانند موجودي كالاي فروش نرفته در پايان سال مالي را جزء اقلام هزينه سال خريد منظور نمايند.

مطلب پيشنهادي: چه موضوعاتي براي فعاليت شركت قابل ثبت نمي باشند؟

اعمال ممنوعه در دفتر نويسي